Les décisions collectives hors AG

La réunion des associés d'une SARL en assemblée générale n'est obligatoire qu'une seule fois par an pour approuver les comptes. En dehors de cette hypothèse, il existe deux autres modes de consultation des associés.

Consulter les associés par écrit

Autorisé par les statuts

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  Le recours à cette technique décisionnaire n'est possible que si les statuts ont précisé que, à l'exception de l'approbation du rapport de gestion, de l'inventaire et des comptes annuels établis par les gérants, toutes les décisions ou certaines d'entre elles pourront être prises par consultation écrite des associés.

Comment procéder ?

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  Chronologiquement, la consultation écrite se déroule ainsi :
- le texte des résolutions proposées ainsi que les documents nécessaires à l'information des associés sont adressés à chacun par lettre recommandée ;
- les associés ont 15 jours à compter de la réception des documents pour répondre par écrit ;
- le gérant dresse un procès-verbal en précisant les documents joints et leur date d'envoi, l'identité des associés ayant participé à la consultation et le nombre de voix dont ils disposent. Les réponses écrites des associés sont annexées au P-V.

Double avantage

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  La consultation écrite évite aux associés d'avoir à se déplacer ; l'associé peut ainsi voter personnellement par correspondance, ce qui est parfois plus facile que de désigner un mandataire chargé de le représenter.

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En outre, la consultation écrite a le mérite de dépassionner les débats… en les supprimant. C'est un avantage réel dans les sociétés déchirées par des conflits persistants qui donnent lieu à des débats orageux. Pouvant de surcroît être organisée de A à Z par les conseils de la société, elle supprime le « stress de l'assemblée ».

Trois inconvénients

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  La consultation écrite présente néanmoins trois inconvénients qui en réduisent l'utilisation :
- elle exige davantage de temps que la réunion des assemblées : le délai de 15 jours court à compter de la réception de la lettre par l'associé et non de son envoi par la société ; de plus, la computation du délai part du jour de l'émission du vote et non de sa réception par la société ;
- elle obéit à un formalisme non négligeable : envoi de lettres recommandées, réception de lettres en réponse à dépouiller et classer, puis nouvelles lettres aux associés pour leur annoncer le résultat ;
- l'expérience montre que la consultation écrite se traduit par un plus grand nombre d'abstentions, ce qui peut être très gênant lorsqu'il faut réunir une double majorité en parts et en nombre.

Consentement unanime des associés dans un acte

Autorisation statutaire

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  Pour recourir à cette méthode, il faut que les statuts l'aient prévue pour toutes les décisions, hormis celles devant statuer sur les comptes, ou certaines d'entre elles.

Mise en œuvre

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  D'une façon générale, cette technique est plutôt adaptée lorsque la décision à prendre est le complément d'un acte (ex. : cession de parts nécessitant l'agrément des associés). En revanche, s'agissant d'approuver une convention réglementée, ce mode de consultation ne pourra pas servir au cas de conclusion avec un associé, l'unanimité requise étant inconciliable avec l'abstention de l'associé au vote.

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Attention, la mise au point d'un acte est matériellement plus difficile à mener que la rédaction d'un procès-verbal stéréotypé. L'intervention d'un juriste extérieur à la société est inévitable s'agissant d'actes sortant de la routine administrative.

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Le mieux pour conserver la trace des décisions unanimes des associés est de les retracer, à leur date, dans le registre des procès-verbaux ; l'acte lui-même est conservé par la société de façon à pouvoir être consulté en même temps que le registre.

Des mérites réels

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  Cette technique permet d'aller plus vite (pas de délai de convocation ou de réponse). En outre, cela permet de rassembler sur un acte unique des décisions qui auraient dû être prises en deux temps (ex. : autorisation suivie de la décision).

De sérieuses contraintes

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  Il faut par définition recueillir l'unanimité. Par ailleurs, la collecte des signatures suppose un petit nombre d'associés ; au-delà de cinq, la technique peut prendre un temps considérable pour joindre tous les associés.