L'archivage des documents sociaux
La prudence recommande parfois de conserver certains documents plus longtemps que ne l'imposerait le délai de prescription. Durées minimales
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A priori, il est possible de se débarrasser d'un document quand toute réclamation à son sujet est devenue impossible ; il s'agit du délai de prescription dont le tableau ci-dessous recense la durée pour bon nombre de documents usuels dans l'entreprise ou la vie professionnelle.
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Durées minimales de conservation
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Indéfiniment
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• Bulletins de salaires et certificats de travail.
• Tous les documents importants sur l'existence de votre société (statuts, registres des P-V d'AG…).
• Actes de propriété.
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30 ans
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• Factures et documents (cahiers des charges, devis…) des entrepreneurs du bâtiment lors de travaux immobiliers importants.
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10 ans
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• Documents comptables et relevés bancaires si le dirigeant ou l'entreprise est commerçant.
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6 ans
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• Livres comptables et documents justificatifs (factures, notes de frais…) à compter de la dernière opération inscrite pour les non-commerçants.
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5 ans
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• Registre du personnel.
• Justificatifs du paiement des cotisations de retraite complémentaire.
• Tous documents signés avec d'autres commerçants.
• Justificatifs du paiement : - des salaires ;
- des intérêts d'emprunts.
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3 ans
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• Tous documents concernant les impôts (3 ans après l'année d'imposition)*.
• Justificatifs du paiement : - des cotisations de sécurité sociale ;
- des cotisations à l'Assédic ;
- des cotisations de retraite en tant qu'artisan ou commerçant.
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2 ans
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• Doubles des notes délivrées aux particuliers pour les prestataires de services.
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* Voir § 1774.
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Prolonger la conservation
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Les délais de prescription sont des délais minimaux. Lorsqu'ils sont atteints, il convient de se demander si le document que l'on s'apprête à jeter ne présentera pas ultérieurement un autre intérêt comme preuve ou justificatif dans sa vie professionnelle ou privée. Ainsi, en cas de divorce, les époux doivent répartir entre eux leur patrimoine ; pour les biens importants, la production d'une facture d'achat antérieure au mariage permet de justifier qu'il s'agit d'un bien propre échappant à la communauté. Un délai de prudence
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D'une façon générale, il est prudent de conserver au moins 10 ans, ce qui correspond à la prescription de droit commun en matière comptable, l'ensemble des documents, et même plus longtemps pour les principaux tels que : grand-livre, centralisateur, relevé du matériel, etc. Cette conservation pourra être très utile, notamment dans les cas de litige ou de réévaluation éventuelle.
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Cette obligation de conservation décennale s'applique, quel que soit le support de conservation utilisé.
Contentieux fiscal
1808. S'agissant des impôts, une prescription de 10 ans s'applique essentiellement à l'ISF et aux droits d'enregistrement, en l'absence de déclaration ou en cas d'omission de biens taxables.
À noter que s'agissant des contrôles engagés depuis le 1er juin 2008, ce délai de prescription est réduit : le délai de reprise de l'administration fiscale peut s'exercer jusqu'à l'expiration de la sixième année suivant celle du fait générateur de l'impôt.
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