Passer une convention avec sa SARL

Le gérant ou un associé peuvent souhaiter passer des conventions avec la société. Par définition, de telles opérations sont susceptibles d'entraîner une certaine confusion entre les intérêts de l'entreprise et des intérêts personnels. En pratique, tout dépend de la nature de la convention, certaines sont purement et simplement interdites, tandis que d'autres au contraire peuvent être conclues librement. La plupart, cependant, sont encadrées par une procédure de contrôle spécifique destinée à éviter tout abus.

Classification des conventions

Conventions interdites

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  Il est interdit au gérant de SARL ou associé personne physique de contracter, sous quelque forme que ce soit, des emprunts auprès de la société qu'il dirige, de se faire consentir par elle un découvert en compte courant ou autrement, ainsi que de faire cautionner ou avaliser par elle ses engagements envers les tiers. Cette interdiction s'applique aussi aux conjoint, ascendants et descendants des gérants, associés et représentants légaux des personnes morales associées et enfin à toute personne interposée

Exception. Si la société exploite un établissement financier, cette interdiction ne s'applique pas aux opérations courantes de ce commerce conclues à des conditions normales.

Conventions libres

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  Les conventions peuvent être conclues librement lorsqu'elles portent sur des opérations courantes conclues à des conditions normales.

Il n'existe pas de définition de ce genre de conventions. En pratique, sont considérées comme telles les conventions qui cumulent les deux conditions :
- porter sur des opérations courantes, c'est-à-dire des opérations effectuées par la société d'une manière habituelle dans le cadre de son activité ;
- être conclues à des conditions normales, c'est-à-dire ne comportant pas un gain exorbitant ou des conditions exceptionnelles (ex. : clause d'exclusivité, délais excessivement longs, remises anormalement avantageuses) au profit du signataire ou d'une autre société dont il serait aussi dirigeant ou associé.

Conventions réglementées

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  Les autres conventions sont soumises à une procédure de contrôle spécifique.

En réalité, il y a deux procédures :
- celle de l'autorisation préalable réservée au cas où la convention est conclue avec un gérant non associé ;
- la plus courante, celle d'approbation a posteriori dans les autres cas.

Que la convention soit autorisée avant ou approuvée après, la décision des associés est prise dans les mêmes conditions de majorité et sur rapport spécial. Chaque modification du contrat est soumise à la même procédure.

Établissement d'un rapport spécial

Qui établit le rapport spécial ?

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  Normalement, cette tâche incombe au gérant. Mais, s'il existe un commissaire aux comptes, c'est lui qui en est chargé. Dans ce cas, le gérant doit aviser le commissaire aux comptes dans le délai d'un mois de la conclusion de la convention.

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Lorsque l'exécution de conventions conclues au cours d'exercices antérieurs s'est poursuivie au cours du dernier exercice, le commissaire aux comptes est également informé dans le délai d'un mois à compter de la clôture de l'exercice.

Un rapport spécifique

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  Les conventions doivent faire l'objet d'un rapport spécial qui ne doit pas être inclus dans le rapport général et sur lequel les associés doivent émettre un vote particulier.

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Le rapport spécial doit mentionner :
- l'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée ;
- le nom des gérants ou associés intéressés ;
- la nature et l'objet des conventions ;
- les modalités essentielles de ces conventions, notamment l'indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées et, le cas échéant, toutes autres indications permettant aux associés d'apprécier l'intérêt qui s'attache à la conclusion de cette convention ;
- l'importance des fournitures livrées ou des prestations de services fournies ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice en exécution des conventions conclues au cours d'exercices antérieurs et dont l'exécution s'est poursuivie au cours du dernier exercice.

Comment présenter le rapport ?

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  Le rapport est en général présenté à l'assemblée (il est alors recommandé de l'adresser aux associés au moins 15 jours avant). Mais il peut aussi être joint aux documents communiqués par lettre recommandée aux associés en cas de consultation écrite.

Consentement unanime dans un acte. Cette technique décisionnelle (voir fiche 98) ne semble possible que pour les conventions autorisées au préalable et conclues avec un gérant non associé. Elle est sinon incompatible avec l'obligation d'abstention de l'associé intéressé.

Vote des associés

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  Le contrat est adopté à la majorité simple, mais le dirigeant concerné ne peut voter et ses parts ne sont pas prises en compte dans la majorité requise.

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En cas de refus, le contrat s'applique quand même. Mais, si la SARL en pâtit, les autres associés peuvent agir en justice pour en faire supporter les conséquences au dirigeant (ex. : rappel d'IS en cas de réintégration d'un salaire excessif).