Les documents commerciaux

De la commande au paiement, en passant par la facturation, le commerce impose l'utilisation de documents qui obéissent à des règles impératives, sous peine de sanctions pénales.

Bon de commande, devis ou contrat

Un écrit pour preuve de l'engagement du client

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  Pour éviter un éventuel contentieux ultérieur sur la réalité et le contenu d'une commande, mieux vaut faire signer aux clients un document qui détaille le contenu de sa commande, son montant et la TVA applicable.

Signé par une personne habilitée

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  L'engagement écrit doit être signé par le client destinataire du devis ou de la commande qui doit l'approuver. Dans le cas d'une entreprise, seul son dirigeant ou une personne ayant reçu de sa part un pouvoir peut signer valablement en engageant la société.

Théorie du mandat apparent. En cas de relations commerciales suivies entre un client et son fournisseur, la production d'un pouvoir à chaque commande n'est plus nécessaire si les précédentes factures ont été honorées.

Les conditions générales de vente

Communication obligatoire entre professionnels

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  Les conditions générales de vente (CGV) définissent les règles applicables aux relations entre le client et l'acheteur. Leur communication est obligatoire pour les producteurs, prestataires de services, grossistes ou importateurs, dès lors qu'ils vendent à des professionnels qui en font la demande. Le barème des prix doit alors y être annexé.

Sanctions pénales. Le refus de communiquer ses CGV ou de communiquer des CGV incomplètes est passible d'une amende de 15 000 € au plus, pour une personne physique, pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une personne morale.

Conditions générales de vente. Le fournisseur peut rédiger autant de CGV qu'il dénombre de catégories diiférentes d'acheteurs. Une limite : pas d'abus ni de discrimination.

Fournisseurs - Distributeurs. Chaque année, avant le 1^er mars, un contrat doit être signé. Il indique les obligations de chacun en vue de fixer le prix à l'issue de la négociation commerciale. Pour les produits ou services soumis à un cycle de commercialisation particulier, le contrat doit être signé dans les 2 mois suivant le point de départ du cycle de commercialisation.

À défaut de contrat signé dans les temps, une amende de 75 000 € (375 000 € pour une personne morale) est encourue.

Mentions obligatoires

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  Conditions de règlement. Les délais de paiement des factures doivent être spécifiés. À compter du 1^er janvier 2009, le délai de règlement est fixé à 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou services. Il est possible de prévoir un délai différent à condition qu'il ne dépasse pas 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la facturation. Doit aussi figurer le taux d'intérêt des pénalités en cas de paiement tardif ; il s'applique sans qu'un rappel soit requis. Autre mention : les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé.

Amendes. À compter du 1^er janvier 2009, une amende de 15 000 € (75 000 € pour une personne morale) est encourue en cas de non-respect des délais de paiement.

Une amende de même montant sanctionne le fournisseur qui ne prévoit pas de pénalités en cas de retard de paiement ou s'il prévoit que les pénalités ne sont pas exigibles dès le lendemain de la date de règlement figurant sur la facture.

Pénalités de retard. À compter du 1^er janvier 2009, leur taux est en principe égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne, majoré de 10 points. Il peut être moindre, sans toutefois être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal.

Paiement comptant. Si l'entreprise n'accorde pas de délais de paiement, il suffit qu'elle indique « Paiement comptant à réception ». Inutile alors de préciser qu'elle n'accorde pas d'escompte pour paiement anticipé.

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  Les rabais et ristournes, c'est-à-dire toutes les réductions de prix que pourrait consentir le vendeur, doivent être clairement énoncés.

L'accord du client

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  Le vendeur ne peut invoquer ses conditions générales qu'à l'encontre des acheteurs qui en ont pris connaissance et accepté leur contenu avant de passer commande. Il est donc préférable de mentionner les CGV en termes clairs et apparents sur le bon de commande ou le devis. En pratique, étant donné leur longueur, les CGV sont souvent inscrites au verso du document. Pour s'assurer que le client les a lues, il est souhaitable de lui faire aussi signer cette page. Mais la clause figurant au recto du bon de commande, selon laquelle l'acheteur déclare avoir pris connaissance des CGV figurant au verso, est valable.

Le refus du client

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  Clause barrée par le client. Le client peut refuser certaines conditions de vente, en le précisant sur sa commande ou en biffant les clauses qu'il souhaite écarter. En acceptant une telle commande, le vendeur consent à renoncer à ces clauses.

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 Conditions générales d'achat (CGA). Des acheteurs économiquement puissants comme les distributeurs établissent souvent leurs propres conditions d'achat. Elles ne sont opposables au vendeur que s'il les a acceptées. En aucun cas, des CGA ne peuvent exclure l'application de CGV dans leur globalité.

Clauses facultatives protectrices du vendeur

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  Une clause de réserve de propriété selon laquelle le vendeur se réserve le droit de reprendre les marchandises non encore payées peut s'avérer utile. Il en est de même d'une décharge de responsabilité du vendeur en cas de livraison tardive.

Est aussi fréquente la clause dite « attributive de compétence » grâce à laquelle le vendeur déroge à la compétence territoriale des tribunaux pour soumettre un éventuel litige au tribunal de son choix.

La facture

Obligatoire entre professionnels

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  Une facture, établie en deux exemplaires, est obligatoire pour tout achat de produits ou services réalisé pour une activité professionnelle. Le défaut de facture ou l'omission d'une de ses mentions peut être sanctionné par une amende de 75 000 € pour une personne physique, qui peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû l'être. Peuvent s'y adjoindre des sanctions fiscales : 50 % du montant de la transaction. Mais cette amende peut être ramenée à 5 % en cas de vente entre professionnels, si le vendeur prouve qu'il a néanmoins régulièrement comptabilisé l'opération.

Les personnes morales encourent également une peine d'exclusion des marchés publics pour 5 ans maximum.

Une note pour les particuliers. Toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 15,24 € TTC. Elle comporte au minimum : la date, le nom et l'adresse de l'entreprise, le nom du client (sauf opposition de celui-ci), la date et le lieu d'exécution de la prestation, le décompte détaillé en quantité et prix, le total à payer HT et la TVA. Le défaut de note est sanctionné par une amende s'élevant jusqu'à 1 500 €, et jusqu'à 3 000 € en cas de récidive.

Mentions impératives

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  Doivent obligatoirement figurer sur les factures les mentions suivantes :
- les nom, adresse, numéro RCS et numéro intracommunautaire d'identification à la TVA du vendeur ainsi que, éventuellement, sa qualité de locataire-gérant, de franchisé, de bénéficiaire d'un contrat d'appui (CAPE) et/ou d'adhérent à un centre de gestion agréé ;
- les nom et adresse de l'acheteur ainsi que son numéro intracommunautaire d'identification à la TVA en cas d'opération dans un autre pays européen ;
- le détail des marchandises et/ou prestations vendues : quantité des marchandises en unités de produit ou service, en poids, volume ou taux horaire, selon les usages de l'entreprise ou de la profession ;
- le prix unitaire hors taxe de chaque produit ou prestation, suivi du taux de TVA applicable à chacun et du montant de la TVA correspondante. Si l'entreprise bénéficie de la franchise de TVA, elle devra mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». De même, si l'entreprise est autorisée à acquitter la TVA selon des modalités particulières, elle doit l'indiquer (ex. : « TVA sur les débits ») ;
- toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture ;
- sauf paiement comptant, les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des CGV ;
- le prix total hors taxe, suivi du montant de la TVA. Le prix TTC n'est pas imposé, mais unanimement répandu ;
- la date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement tardif 568 ;
- le cas échéant, les mentions spécifiques rendues obligatoires par des textes particuliers à l'activité exercée (ex. : numéro de licence).

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  Les factures doivent être obligatoirement datées et numérotées, même celles d'acompte.

Facturation immédiate

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  La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente, c'est-à-dire au plus tard à la livraison ou prise en charge par l'acheteur pour les ventes de marchandises et à la fin de l'exécution de la prestation de services. Si l'exécution d'une prestation est fractionnée, chaque échéance donne lieu à facturation.

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 Un différé de facturation est admis lorsque le vendeur ne peut matériellement établir la facture immédiatement, notamment s'il manque un élément. Le vendeur doit alors y substituer un document intermédiaire en double exemplaire (ex. : bon de livraison) et, dès que cela sera possible, il dressera une facture qui fera référence au document intermédiaire.

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 Une facture récapitulative est acceptée, en accord avec le client, lorsque le vendeur est amené à des livraisons fréquentes de faibles montants. Sur le plan fiscal, la facturation peut être périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services avec un même client pendant un même mois civil.

Conservation des factures

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  Pendant 5 années à compter de la date de règlement mentionnée, la facture peut faire l'objet d'un contentieux commercial. Sur le plan comptable, le délai de conservation des factures est de 10 ans. Il est donc judicieux de la conserver au minimum pendant tout ce temps.